民国档案的概念涵盖了民国时期的文书，除纸质档案外还有一些载体，如实物档案、影像档案等，当然主体部分还是公文。这些公文有些是非手写的，如雕版印刷的、油印的、用打字机的，油墨质量好且保存较好的，现在看来还较清晰，易于辨认。但大部分公文是手写的，这些纸墨文书如果用楷书还好，如果是行草，加上繁体竖排，加上一些破损和污渍，可能就会让查档人感到头疼了。
印刷字民国档案
手写民国档案
要看懂民国档案，首先要理解公文的性质。自古以来，公文都可以分为三大类： 上行文、下行文和平行文 ，只不过文种名称不同罢了。封建王朝的下行文，叫诏、制、诰、敕、谕、旨，现在的下行文是命令、通告、公报、决议等等；上行文以前有章、表、题、奏，现在叫请示报告；平行文有咨、移、札、付，现在是发函发通知。民国时期的文书也是如此，发文对象只能有三种，上级、下级、平级，这是看到档案第一件要判断的事情，看属于哪一类。
当然这只是个 粗 略的看法，不同时代的公文特征还是不一样的，因为封建王朝、民国和共和国的政治性质有很大的区别。比如说公文署名，封建时代为了表示上尊下卑，上级官员对下属行文时可以不具名；而下级官员对上级官员行文则必须写清职务与姓名。辛亥革命后，孙中山就认为，无论上下级都要署名表示示负担责任，分晰权限——“负责任、分权限之精意，初不因行政之阶级而生歧异之点，亦不致以对于下级官署公文署名遂损上官之尊严也。”为了体现出人格上的平等，以前文书里一些官僚口吻，如“实为恩便”、“伏乞恩准”等等，上级骂下级“糊涂昏聩”、“荒谬已极”也不合适，基本上被弃用，但仍能在民国文书里发现一些旧套话，乃是惯性使然，不能立时尽去。
清朝档案
新中国档案
民国时期颁布公文程式，最早还是在辛亥革命的时候。 1914 年 5 月 26 日修订后，洪宪时被废止， 1916 年 7 月再次修订使用。 1927 年南京国民政府成立后， 11 月 15 日公布了公文程式条例，将公文类别作了如下划分：
1、令
令，用于任免官吏、公布法规及有所指挥时用之。
2、训令
上级机关主动向下级机关发令，布置工作。
3、指令
上级主动 因下级机关的呈请 而发令，是对呈请事项的指示意见，相当于批复。
4、布告
对公众宣布事项，告知政府决议，客体是广大民众。
以上四种都是下行文，属于国民政府国务会议议决的，由主席及五院院长署名，盖用国民政府之印；如属于其他机关，应由该机关的长官、主席或常务委员署名，并盖以印信。
5、任命状
任命状自不必解释，需注意的是民国时分特任、简任、荐任、委任几种，类别及官等不同，选任资格和程序亦不同。特任的官员任命采取信任主义，不限定资格；简任及以下任命采取法定主义，明定选任资格。换大白话说，有些高级职位是可以自由选人的，但这人一般是有资历名望的；大部分官员还是要通过一些考试、面试，要晋升上一级有年限要求。
6、呈
呈是上行文的主要文种，内容主要是请示加报告 。又可分为呈请、呈报、呈复，可粗略理解为请求建议、申报事项和回复上级。
7、签呈
也是一种上行文，但一般是 内部使用 ，属员签拟意见，由长官核夺。
8、咨
同一系统内 平级机关之间行文用咨，属平行文。可分为咨请、咨复和咨行，前二者就是请人办事和回复，咨行则是为了承转关系的文书。
9、公函
不相隶属的机关之间 行文，用公函，可分为函请和函复，不论级别高低。咨与公函在当时就容易搞混，民国档案中也能看到错用的情况。这里需要注意的是， 1942 年国民政府修改公文程式，将咨与公函合并了，统称为“函”。
8、笺函
又称常函，不正式的公函，同级机关相互间平常事件往复的文书。
9、批
各机关对民众陈情事项的回复。
10、电和代电
除以上正式文种外，最常见的公文还有电报，可以对上对下发电，也可以平级使用，主打一个信息传递迅速，往往用于战时或处理突发状况。电报不通的地方，通过邮政快件或航空件来达到同样的效果，叫做快邮代电、航空代电。电和代电受公文程式的约束较少，高效简洁，但同样遵循基本的格式。初学者尤应注意的是， 电文为了减免字数，会使用韵母代日、地支代月的方法， 应作简单掌握。
1927年公文条例中的程式图样
二、公文用语分类
公文具有明显的八股性质，有固定的语言模式，结构上分为 叙由、依据、申述、归结 四大部分，简称起、承、转、合。先是叙述发文的事由；然后说明办事的根据，可以是法令、前案、先例，更多的是依据来文；讲完 “依据”以后，转入叙述发问者的意见和处理办法；最后就是得出结论，重申行文目的，与开头相呼应。如开头写“呈为呈请事”，结尾就是“里合具文呈请，仰祈鉴核示遵”。
这两句公文里常见的话，可能有些读者也没看懂，因为它们用的不是现代语法，而是半文不白，用语也是套路话。要让它 “说人话”，就得知道这些公文用语是什么、怎么用的，首先要进行一个分类讲解。
1、 称谓语，用在称呼前，例如钧、职、敝、该。
2、 起首语，用以带出事由，民国档案没有标题，只有事由，事由就是全文的主旨。
3、 引叙语，用在正式叙事之前，相当于 开场白 。一段终了又另起一段，也要加引叙语。
4、 关界语， 用在引叙来文之后 ，用来表示结束，例如等因、等由、等情。
5、 到达语，表示公文已经到哪里的词，也有划定界限的意思，如下、到、在案、有案。
6、 承转语， 用在转入自叙之前 ，常和关界语连用，例如奉此、准此、据此。
7、 经过语，指 第三方机构 的来文经过，和承转词性质类似，如前来、过府、到县、下部。
8、 关顾语， 关联到前文 的语词，如 “据呈前情”、“兹据前情”等，还有一个特例是“除……外”，这是关联到本文以外其它的行为，有人望文生义将其单列为一个“除外语”，这是不对的。
9、 准驳语， 下行文专用 ，表示主观态度，例如应、准、姑（且）、暂、可等。
10、 祈请语，就是客气话， 如果在下行文里则是督饬语 。
11、 结束语，全文都叙完总结用语，例如理合、相应、为此等。
12、 补助语，字面上解释是用于补助语气，实际上还是客气话。
能列出十二条来，就足够令人头疼了。有些朋友可能不太满意：我就是想看个档案，还要记得这么多？记其实是不用记的，但是要大致明白其含义，然后放到上、下、平三大类型里去理解，却也不难。这就和互联网黑话是一个道理，看起来都是莫名其妙的词儿，进入到那个语境中，利用汉字词语的意义自然发散，连蒙带猜，也就八九不离十了。
三、不同文种的惯用辞令
1、上行文用语
在称谓方面，下级对上级概称以 “ 钧 ”字，如“钧部”、“钧府”、“钧座”等，以示尊重，如果是非直辖的上级机关，还可以用“大”字，如“大署”。下级自称时用“ 职 ”，后加机构或人名，如“职部”、“职县”、“职 XXX ”，也可不加人名径称。
上行文的起首语关键字是 “ 呈为 ……事 ”，具体包括“呈为呈请事”、“呈为呈复事”、“呈为呈报事”、“呈为呈送事”等等。有人觉得，这两个“呈”是重复的，其实不然。“呈为……事”是一个固定的连缀结构，可以理解成“为了某事要上这篇呈文”，“呈送”或“呈复”是事由。
在说这事之前，一般会有个引叙语，常见的有 “ 案奉 ”、“案准”，说这件事是奉了某某机关的令、或是根据某人某文件的意思， “奉” 是敬称，对应的是上级， “准”对应是平行机关。说到自己这方面，就是下级对上级，要用“窃”字打头：窃查、窃自、窃据。
叙明事由后，总少不了一个 “ 仰祈鉴核 ”，希望上级进行鉴察核查的意思。如果还有别的要求，就直接加在后面，如“仰祈鉴核施行”、“仰祈鉴核示遵”、“仰祈鉴核备案”等。这意思也好区分，要么是下级直接提了方案，请核准实施，要么是下级请上级给个方案，准备照着办，这些都指望着“您给个话儿”。不需要回话的，就单纯报告个事情，那就备个案，方便以后查稽。
如果这事情阐述得比较长，一段到下一段之间可能会有关界语，比如 “ 等因 ”，就是把前文作一个结束，如果来文所叙不止一件事情，就用“各等因”来总结。“等因”还会和承转词“ 奉此 ”结合在一起，下面连接起自述的话了。这两字的结合也造出了一个成语，常用来指意官样文章的古板繁缛。
2、平行文用语
称谓方面，对方加 “贵”、“大”，自己加“敝”或“本”，用“为咨……事”作起首语。请人帮忙是为咨请事，要领钱领物是为咨领事，要商量个办法就是为咨商事。如果用的是公函，就用“ 迳启者 ”、“迳复者”，“迳”是直接说事的意思，如要表示恭敬可以换成“谨”或“敬”。
平行文相应的引叙语，就是 “查”、“案查”、“准”、“案准”，引叙前文内容时也可以用“内开”、“咨开”、“节开”、“略开”，前两者是照抄，后两者是节录或简述前文，只摘抄重点或相关的内容。
关界语、到达语、承转语，和上行文不同的就是没有强调恭敬的态度，所以就把 “奉”这种敬称换掉， “奉此”改成“准此”，“等因”改成“等由” 即可。但是平行文也多是央人办事，该客气也得客气，祈请语还是少不了。如 “即希”就是十分希望，“查照”是查明照办，还有“烦请”、“赐复”、“见复”之类，一看便知，不再赘述。如果还要客气，最后还要来些“为盼”、“为荷”、“实纫公谊”、“是所至盼”的套话。
3、下行文用语
下行文的用语，就要带上一点官气了。一般称自己为 “本”，称对方为“该”，“令仰该部遵照施行”，“该部”就是收文的那个部门了。下行文的起首语和文种性质有关，如任命状以“特任”、“特派”、“任命”开头，布告就是“为布告事”，通令就是“为通令事”，其后加些特定文字，如“兹修订县政府组织法，公布之，此令。”
这里要注意的是训令，前面说过，训令是对下级呈报事项的回复指令，就有些分别，如 “为令知事”、“为令遵事”、“为令饬事”等，分别是让下级单位知道什么、做什么、怎么做。既然是回复下级，还可能会以“ 呈悉 ”起首，表示已经知道了，看过了。如果是电文，会说“电悉”、“文电悉”—— 12 日的来电收到。
下行文的引叙语用 “ 据 ”，和前面上行文的“奉”、平行文的“准”是一个用法，还可能具体写成“案据”、“兹据”、“前据”、“现据”等。引叙内容是下级或第三方提供的，会用“查得”、“照得”、“呈称”、“声称”等。关界语用“等情”、“等语”、“各等情”，相当于前文的“等因”、“等由”；承转语就没有什么特定的，关键是一个“经”字：当经、即经、业经、前经、旋经等等。
下行文另一特点，就是有些准驳语和督饬语，用来表示态度和希望。下级如果有什么意见建议，同意的话上级要回复 “准”、“可”，语气弱一点用“姑”、“暂”，大概是我也没有更好的法子，先这么办吧！如果不同意，按语气轻重用“碍难”、“万难”、“不准”、“不合”、“非是”等等， “应毋庸议” 也很常见，意思就是不行，不必再提了。现代公文里，有介于同意和不同意之间的话术，如 “拟同意”、“原则上同意”，民国公文也有，用得最多的就是“未便”。 “未便”按理是肯定的意思 ，但表达出来就是并不完全同意，上级还有些顾虑，这时候下级处理就要掂量了。领导话讲完了，最后还要加上一些督饬语，如 “有厚望焉”、“勿延”、“毋稍”、“致干”、“定予”等，相当于再叮咛几句，别把事情办坏了。
审读民国档案基础的知识，大概也就这些，剩下来就是辨认字迹的问题，那么便有两点：一是要 熟悉繁体字 ，看不惯竖版繁体，肯定是寸步难行的；二是最好懂一点草书，知道行笔大致的习惯。如果嫌第二点实践困难，或可用软件帮忙，例如 “字鉴书法识别”小程序，能看个五五开，自己再做个验证。
最后讲几句文学话结束这篇小科普。第一次看到民国档案时，有一种无从下手的窘涩，是很正常的。那些潦草的墨迹在发黄的纸张上绽开、流转，像历史现场的陈血，引你沉入混沌不清的事实与虚构的乌合中。档案的字面不代表真实，即使你完整破译了每一个标点符号，它仍然与你有所隔膜。但是，唯有跨过这些藩篱，才能遇见那些从未被表述过的历史。
作者系中国第二历史档案馆馆员，文中所有档案图样均来源于官方公开发表文章
